Fiche de poste opérationnelle · Outil de gestion
Directeur Administratif et Financier / Responsable QSE
Document interactif pour le propriétaire : garantir la rentabilité financière, la conformité légale et l’excellence qualité/sécurité/environnement de l’huilerie.
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Mission générale de la fonction
Le DAF/Responsable QSE est le garant de la pérennité et de la crédibilité de l’huilerie. Il combine la rigueur financière (rentabilité, trésorerie) avec l’exigence normative (HACCP, ISO, environnement). Sans lui, l’huilerie risque soit la faillite économique, soit la fermeture administrative, soit les deux. C’est le pilier invisible mais indispensable de l’entreprise.
Formation obligatoire
- Diplôme Gestion/Finance (Bac+5) OU Certification HACCP/ISO 22000 valide
- Connaissance réglementation agroalimentaire UE/nationale
- Maîtrise comptabilité analytique industrielle
Expérience requise
- 5 à 8 ans en administration/finance agroalimentaire
- Expérience mise en place/maintenance système qualité certifié
- Gestion audits externes (organisme certificateur, inspection État)
Compétences techniques
- Rédaction procédures HACCP, plans de maîtrise sanitaire
- Calcul coûts complets analytiques (matière, MO, énergie, amortissement)
- Veille réglementaire environnementale, sociale, fiscale
Compétences humaines
- Autorité morale et indépendance (dire non si nécessaire)
- Pédagogie pour former équipes terrain aux normes
- Vision transversale reliant finance, qualité et production
Budget — outils de travail
| Catégorie | Éléments |
|---|---|
| Système Qualité | Logiciel traçabilité/HACCP, imprimante étiquettes lot, registre papier backup, caméra surveillance zones critiques |
| Analyse Financière | ERP/comptabilité analytique, Excel avancé, tableau bord KPIs, accès données production en temps réel |
| Conformité | Abonnement veille réglementaire, budget audits internes/externes, EPI inspection, documentation légale archivée |
Rémunération : Salaire cadre dirigeant + prime certification maintenue + prime marge brute atteinte. Indépendance hiérarchique directe DG/propriétaire.
Phase H — Pilotage Transversal
1. Mettre en place le système HACCP/ISO 22000＋
Objectif : structurer un système de management sécurité des aliments reconnu internationalement, garantissant que chaque bouteille d’huile est sûre, traçable et conforme aux exigences clients/réglementaires.
Étape 1 — Rédaction documentation
- Élaborer manuel qualité décrivant politique, objectifs, organisation QSE
- Rédiger procédures opérationnelles : réception, stockage, extraction, conditionnement, nettoyage
- Créer enregistrements traçabilité : fiches lot, relevés température, cleaning logs, non-conformités
Étape 2 — Formation et déploiement
- Former tout personnel aux principes HACCP et procédures spécifiques à leur poste
- Organiser sessions recyclage annuelles + intégration nouveaux embauchés
- Afficher instructions visuelles postes clés (lavage mains, contrôle bouchage…)
Étape 3 — Audits et amélioration continue
- Réaliser audits internes trimestriels selon planning annuel défini
- Traiter non-conformités détectées : action corrective documentée + vérification efficacité
- Préparer et accompagner audit externe organisme certificateur (renouvellement annuel)
Suivi & guidage (pour le propriétaire)
La certification n’est pas un trophée accroché au mur : c’est un processus vivant. Un audit externe réussi mais des procédures non appliquées au quotidien = fraude. Vérifiez aléatoirement que les opérateurs suivent réellement les procédures écrites. La formation initiale ne suffit pas : le rappel régulier est clé.
Indicateurs de réussite
- Certification HACCP/ISO 22000 maintenue sans réserve majeure
- 100% personnel formé et évalué sur procédures QSE
- Taux clôture actions correctives > 95% dans délais
2. Calculer les coûts de revient＋
Objectif : connaître avec précision le coût réel de production d’un litre d’huile pour fixer des prix de vente couvrant toutes les charges et générant une marge suffisante, évitant ainsi la vente à perte involontaire.
Étape 1 — Identification postes de coûts
- Matières premières : olives (prix variable selon campagne), emballages (bouteilles, bouchons, étiquettes, cartons)
- Main-d’œuvre directe : heures operatives extraction/conditionnement × taux horaire chargé
- Énergie : électricité (broyeur, décanteur, climatisation cuves), eau, gaz/fioul chauffage
- Charges indirectes : amortissements machines, maintenance, assurance, frais administratifs, marketing
Étape 2 — Allocation et calcul unitaire
- Rapporter charges totales campagne au volume produit (litres huile Extra Vierge + Vierge)
- Distinguer coûts fixes (indépendants volume) et variables (proportionnels volume)
- Calculer seuil de rentabilité : volume minimum à vendre pour couvrir tous les coûts
Étape 3 — Fixation prix et suivi marge
- Définir prix de vente minimum = coût de revient + marge cible (%)
- Ajuster prix selon canal distribution (direct, grossiste, export) et segment marché
- Suivre marge réelle mensuelle vs prévisionnelle : investiguer écarts > 5%
Suivi & guidage (pour le propriétaire)
Un coût de revient mal calculé = entreprise qui vend plus mais gagne moins. Exigez un tableau de bord mensuel marge par litre/canal. Les olives représentent 60-70% du coût : négociez fermement avec producteurs mais ne sacrifiez jamais la qualité pour le prix. Une huile médiocre détruit la marque irrémédiablement.
Indicateurs de réussite
- Coût de revient connu et actualisé chaque campagne
- Marge brute ≥ objectif fixé (% CA)
- Prix de vente compétitifs ET rentables simultanément
3. Gérer la conformité légale＋
Objectif : anticiper et respecter l’ensemble des obligations légales applicables à l’huilerie (environnement, travail, fiscalité, produit) pour éviter sanctions, fermetures administratives ou litiges coûteux.
Étape 1 — Veille et identification obligations
- Cartographier toutes réglementations applicables : ICPE (installation classée), rejets eaux, déchets grignons/margines, droit travail, TVA export…
- S’abonner à veille réglementaire spécialisée agroalimentaire/huile d’olive
- Identifier échéances déclaratives/fiscales et les intégrer calendrier interne
Étape 2 — Mise en conformité et autorisations
- Obtenir/maintenir autorisations exploitation (ICPE, rejet eau, stockage produits phyto…)
- S’assurer contrats travail conformes convention collective agricole/agroalimentaire
- Vérifier étiquetage produits conforme réglementation UE (mentions obligatoires, allergènes, nutrition)
Étape 3 — Gestion risques et relations autorités
- Préparer et accueillir inspections autorités (DDPP, DREAL, URSSAF, fisc) de manière proactive
- Tenir registres légaux à jour : unique personnel, sécurité, déchets, traçabilité
- Anticiper évolutions réglementaires et planifier adaptations nécessaires (budget/délai)
Suivi & guidage (pour le propriétaire)
La conformité légale n’est pas négociable : une amende environnementale ou sociale peut anéantir la marge d’une campagne entière. Ne attendez pas l’inspection pour agir. Budgettez la conformité comme un investissement, pas une charge. Un DAF/QSE compétent vous fait économiser bien plus qu’il ne coûte en évitant sanctions.
Indicateurs de réussite
- Zéro sanction/amende significative sur exercice
- Toutes autorisations/licences valides et à jour
- Inspections autorités passées sans non-conformité majeure
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