1. Trois mois avant la foire (préparation stratégique)

Planification commerciale

Dédefinir les objectifs (vente, distributeurs, export, image) Identifier les marchés cibles (pays, types d’acheteurs) Choisir les produits à exposer (huile, olives, dérivés) Dédefinir les volumes disponibles pour la vente

Inscription et logistique salon

Réserver le stand auprès de l’organisateur Choisir l’emplacement stratégique du stand Vérifier les coûts (stand, électricité, stockage) Confirmer les conditions d’exposition Obtenir le plan du salon et la liste des exposants

Préparation des échantillons

Sélection des lots d’huile les plus représentatifs Filtration et stabilisation des échantillons Mise en bouteilles au format dégustation Préparation de petits formats (100 ml – 250 ml) Protection contre la chaleur et la lumière Préparation d’échantillons alimentaires associés (pain, olives, etc.)

Branding et marketing

Création ou mise à jour des étiquettes produit Traduction des étiquettes (anglais / français / autres) Design des brochures commerciales Création de fiches techniques produits Préparation des cartes de visite professionnelles QR codes vers le site web / catalogue

Prospection avant salon

Identification des acheteurs présents (liste exposants visiteurs) Contact préalable par email ou LinkedIn Fixation de rendez-vous sur place Envoi du catalogue digital avant l’événement Préqualification des prospects (importateurs, distributeurs)

2. Un mois avant la foire (finalisation)

Logistique

Réservation de l’hôtel et des transports Organisation du transport des échantillons Vérification de la douane (si export temporaire) Préparation de la caisse ou valise d’exposition sécurisée Préparation du matériel du stand (roll-up, nappes, supports)

Équipe

Désignation des personnes présentes sur le stand Répartition des rôles (vente, dégustation, prise de notes) Formation rapide sur le pitch commercial Simulation de présentation produit

Documents commerciaux

Catalogue imprimé finalisé Fiches techniques produits finalisées Liste de prix export Conditions commerciales (Incoterms, MOQ, paiement) Certificats (bio, qualité, analyses laboratoire)

3. Pendant la foire (sur place)

Installation du stand

Montage du stand et vérification visuelle Mise en place des produits et échantillons Organisation de l’espace dégustation Test des équipements (éclairage, frigo si nécessaire)

Accueil des visiteurs

Accueil structuré (salutation + présentation rapide) Proposition de dégustation Présentation courte de l’entreprise (pitch 30 secondes) Adaptation du discours selon le type de client

Vente et prospection

Identification des acheteurs sérieux Collecte des contacts (carte visite / QR code / scan badge) Prise de rendez-vous pour négociation Distribution de catalogues et d’échantillons Comparaison des offres concurrentes

Notes à prendre en direct

Nom de l’entreprise visiteuse Pays et type d’acheteur (importateur, distributeur, retailer) Produits intéressés Volume potentiel demandé Prix discutés Niveau d’intérêt (chaud / moyen / froid) Date de suivi prévue

4. Registres à tenir pendant la foire

Registre des visiteurs (Excel ou carnet) Registre des échantillons distribués Registre des demandes de prix (RFQ) Registre des rendez-vous planifiés Suivi des concurrents observés (prix, packaging, stratégie) Photos des stands concurrents et tendances marché

5. Fin de la foire (clôture)

Démontage et récupération du matériel Inventaire des produits restants Vérification des contacts collectés Organisation des données (tri des leads) Sauvegarde des cartes de visite et documents

6. Après la foire (suivi commercial)

Traitement des contacts

Saisie des contacts dans un CRM ou fichier Excel Classement des prospects (A / B / C selon potentiel) Envoi d’un email de remerciement personnalisé Envoi des fiches techniques demandées Envoi des offres commerciales

Négociation

Relance des prospects prioritaires Organisation d’appels ou visioconférences Envoi d’échantillons supplémentaires si demandé Discussion des prix et volumes Négociation des conditions export

Analyse et amélioration

Analyse des résultats (contacts, ventes, retours) Évaluation du ROI de la foire Identification des produits les plus attractifs Ajustement du packaging ou des prix Planification des prochaines foires

7. Notes (terrain et stratégie)