Modèle à imprimer - Liste des tâches à faire pour préparer la visite d'un acheteur étranger -

1. Préparation avant l’arrivée (administratif & coordination)

Confirmation des dates de visite Vérification du visa et des conditions d’entrée dans le pays Lettre d’invitation officielle (si nécessaire) Réservation du billet d’avion (si prise en charge) Collecte des informations de vol (arrivée / départ) Préparation du planning de visite Traduction des documents clés (anglais / français) Désignation d’un responsable d’accueil

2. Logistique d’accueil (aéroport & transport)

Accueil à l’aéroport avec pancarte nominative Organisation du transport (voiture / chauffeur) Préparation d’un véhicule propre et adapté Kit de bienvenue dans le véhicule (eau, documentation) Gestion des bagages si nécessaire Planification des trajets entre sites

3. Hébergement et confort

Réservation d’hôtel (proche du site ou ville principale) Vérification des services (Wi-Fi, restauration, sécurité) Coordination des horaires de check-in/check-out Assistance en cas de besoins particuliers Préparation d’un contact local disponible 24h

4. Restauration et accueil culturel

Organisation des repas (restaurant ou sur exploitation) Présentation de la cuisine locale (huile d’olive, produits du terroir) Adaptation aux préférences alimentaires (halal, végétarien, etc.) Organisation de pauses café/thé sur site Moments d’échange informels avec l’équipe

5. Préparation de la visite terrain (verger)

Sélection des parcelles à visiter Nettoyage et préparation des zones de visite Vérification de la sécurité (accès, chemins, chaussures) Préparation des équipements de visite (casques, bottes si besoin) Organisation du transport sur site (tracteur, pick-up, marche)

6. Points à présenter à l’acheteur dans l’oliveraie

Présentation de l’exploitation (superficie, variétés) Système de culture (traditionnel, irrigué, biologique) Âge des arbres et densité de plantation Pratiques agricoles (taille, fertilisation, irrigation) Gestion phytosanitaire et traçabilité Estimation des rendements

7. Visite de l’huilerie / transformation

Processus complet de transformation des olives Hygiène et sécurité alimentaire Capacité de production de l’unité Types d’huile produite (extra vierge, biologique, etc.) Stockage et conditionnement Contrôle qualité (acidité, analyses laboratoire)

8. Documents à remettre à l’acheteur

Présentation de l’exploitation (brochure) Fiche technique de production Certifications (bio, qualité, export si disponibles) Analyse chimique de l’huile Historique de production et volumes disponibles Prix et conditions commerciales Conditions logistiques d’export Fiche de traçabilité des lots

9. Négociation et échanges commerciaux

Présentation des capacités d’export Discussion des volumes potentiels Modalités de paiement Incoterms (FOB, CIF, etc.) Conditions de contrat Possibilités de partenariat à long terme

10. Suivi après la visite

Envoi d’un email de remerciement Transmission des documents complémentaires Suivi des questions techniques Relance commerciale planifiée Mise en relation avec service export / logistique Archivage du dossier client

11. Notes de fin de visite

Observations sur les intérêts de l’acheteur :

Produits ou parcelles qui ont le plus attiré son attention :

Questions posées par l’acheteur :

Points de négociation importants :

Niveau d’intérêt :

Prochaines actions à faire :

Autres notes de suivi :

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Organisation d’une visite d’un acheteur étranger