Fiche de poste opérationnelle · Outil de gestion
Responsable Comptabilité / Finance
Document interactif pour le propriétaire : garantir la fiabilité des comptes, la santé de la trésorerie et le contrôle budgétaire par secteur d’activité.
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Mission générale de la fonction
Le Responsable Comptable est le gardien de la vérité financière. Dans une activité saisonnière comme l’oléiculture où les flux de trésorerie sont très asymétriques (dépenses continues vs recettes concentrées post-récolte), son rôle est vital pour éviter l’asphyxie financière. Il transforme les données brutes en informations décisionnelles fiables pour la direction.
Formation recommandée
- BTS Comptabilité Gestion ou DCG/DSCG
- Maîtrise logiciels comptables (Sage, Ciel, EBP) et Excel avancé
- Connaissance fiscalité agricole et TVA intracommunautaire export
Expérience requise
- 3 à 5 ans en comptabilité PME agroalimentaire ou agricole
- Gestion trésorerie complexe avec cycles saisonniers marqués
- Élaboration budgets analytiques multi-départements
Compétences techniques
- Saisie comptable rapide et sans erreur (achat/vente/banque)
- Établissement bilans/comptes résultat conformes PCG
- Analyse écarts budgétaires et reporting management
Compétences humaines
- Rigueur absolue et honnêteté intellectuelle
- Pédagogie pour expliquer chiffres aux non-financiers
- Discrétion et confidentialité données sensibles
Budget — outils de travail
| Catégorie | Éléments |
|---|---|
| Logiciels | Progiciel comptabilité/paie, tableur Excel professionnel, outil BI/reporting, accès banque en ligne sécurisé |
| Administration | Classeur archives factures, agenda déclarations fiscales, coffre documents légaux, calculatrice |
| Veille | Abonnement revue fiscale/comptable, formation continue réglementaire annuelle |
Rémunération : Fixe cadre comptable + prime clôture exercices sans réserve + prime respect délais déclaratifs.
Phase H — Pilotage Financier Transversal
1. Tenir la comptabilité générale＋
Objectif : enregistrer fidèlement toutes les opérations économiques et maintenir une vision temps réel de la trésorerie pour anticiper les besoins de financement.
Étape 1 — Saisie et lettrage
- Saisir quotidiennement factures achats (intrants, énergie, maintenance) et ventes (huile, sous-produits)
- Pointer relevés bancaires hebdomadaires et lettrer comptes tiers (fournisseurs/clients)
- Classer et archiver pièces justificatives numériquement/physiquement (traçabilité audit)
Étape 2 — Gestion trésorerie quotidienne
- Mettre à jour prévisionnel trésorerie glissant 13 semaines chaque vendredi
- Suivre encours clients et relancer impayés > 30 jours systématiquement
- Négocier échéances fournisseurs stratégiques en période creuse trésorerie
Étape 3 — Déclarations fiscales et sociales
- Préparer et déposer CA3/TVA mensuelle/trimestrielle avant date limite
- Établir liasse fiscale annuelle et déclaration résultats (BIC/IS)
- Vérifier conformité charges sociales paie vs déclarations URSSAF
Suivi & guidage (pour le propriétaire)
La trésorerie est l’oxygène de l’entreprise : on peut survivre sans bénéfice, pas sans cash. Exigez un point trésorerie hebdomadaire fixe. Une compta retardée = pilotage aveugle. En période récolte, la charge saisie explose : anticipez renfort temporaire ou externalisation saisie si nécessaire.
Indicateurs de réussite
- Délai saisie factures < 48h réception
- Zéro pénalité retard déclaration fiscale
- Trésorerie toujours > seuil sécurité défini
2. Établir les rapports financiers＋
Objectif : produire des états financiers clairs et exploitables permettant à la direction de mesurer la performance réelle et prendre des décisions éclairées.
Étape 1 — Clôture et bilan
- Réaliser inventaires physiques stocks (olives, huile, emballages) au moins annuellement
- Passer écritures régularisation (amortissements, provisions, charges constatées d’avance)
- Éditer bilan et compte résultat conformes normes comptables applicables
Étape 2 — Tableau flux trésorerie
- Distinguer flux opérationnels (exploitation), investissement (CAPEX) et financement (emprunts/dividendes)
- Analyser capacité autofinancement réelle après variation BFR saisonnier
- Identifier sources/déficits cash structurels vs conjoncturels
Étape 3 – Synthèse direction
- Présenter résultats avec commentaires explicatifs (pas seulement chiffres bruts)
- Highlighter points vigilance (marge dégradée, BFR qui gonfle, endettement croissant)
- Proposer recommandations actionnables basées analyse financière
Suivi & guidage (pour le propriétaire)
Un bilan n’est pas qu’une obligation légale : c’est votre tableau de bord santé entreprise. Ne vous contentez pas du résultat net : regardez la génération cash réelle. Une entreprise profitable mais qui brûle cash est en danger. Faites présenter les rapports oralement : les chiffres seuls ne parlent pas à tous.
Indicateurs de réussite
- Rapports disponibles J+30 fin exercice
- Aucune réserve significative auditeur externe
- Direction utilise rapports pour décisions effectives
3. Suivre les budgets départementaux＋
Objectif : comparer en continu dépenses réelles vs budgets alloués par secteur (oliveraie, huilerie, commercial) pour détecter les dérives avant qu’elles ne deviennent irréversibles.
Étape 1 — Ventilation analytique
- Imputer chaque dépense au centre coût correct (oliveraie : engrais/taille ; huilerie : énergie/maintenance ; marketing : pubs/salons)
- Séparer charges fixes (salaires permanents, assurances) et variables (récolte, emballages, transport)
- Maintenir nomenclature analytique cohérente année après année (comparabilité)
Étape 2 — Reporting écarts mensuel
- Produire tableau écarts budget/réel par département chaque début de mois M+1
- Flagger écarts > 10% ou > seuil absolu défini (ex: >500€) avec code couleur rouge/orange/vert
- Demander justification écrite managers départementaux pour écarts rouges
Étape 3 — Action corrective et révision
- Proposer mesures correction immédiates (geler dépenses non essentielles, renégocier fournisseur)
- Réviser budget restant année si hypothèses initiales obsolètes (météo exceptionnelle, prix olive explosion)
- Intégrer lessons learned dans élaboration budget année suivante
Suivi & guidage (pour le propriétaire)
Un budget non suivi est une fiction. Exigez réunion mensuelle revue budgétaire avec managers départements : le comptable présente les écarts, les managers expliquent et s’engagent sur actions. Ne laissez jamais un écart « se résorber tout seul » : il ne fait que grossir. Le budget est un outil dialogue, pas punition.
Indicateurs de réussite
- Écart global annuel < 5% vs budget initial
- 100% écarts > seuil justifiés et traités sous 15 jours
- Managers utilisent budget comme outil pilotage actif
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