Fiche de poste opérationnelle · Outil de gestion
Responsable Distribution / Logistique Aval
Document interactif pour le propriétaire : garantir que l’huile arrive intacte, à temps et en conformité chez chaque client final.
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Mission générale de la fonction
Le Responsable Distribution est le dernier maillon de la chaîne de valeur. Son travail détermine si le client reçoit une huile parfaite ou un produit dégradé par un mauvais stockage/transport. Il transforme la production en satisfaction client tangible et protège la marge logistique souvent négligée.
Formation recommandée
- BTS/DUT Supply Chain / Logistique Transport
- Connaissance réglementation transport marchandises dangereuses (si applicable)
- Maîtrise logiciels WMS/TMS et outils bureautiques
Expérience requise
- 4 à 6 ans en logistique aval agroalimentaire/gourmet
- Gestion entrepôt produits sensibles (température, fragilité)
- Négociation contrats transporteurs nationaux/internationaux
Compétences techniques
- Organisation FIFO rigoureuse et traçabilité lots sortants
- Préparation commandes sans erreur (picking/packing)
- Optimisation chargement palettes/camions et négociation fret
Compétences humaines
- Rigueur organisationnelle extrême (pas d’erreur lot/date)
- Réactivité face aux urgences livraison/client mécontent
- Sens du service client et diplomatie avec transporteurs
Budget — outils de travail
| Catégorie | Éléments |
|---|---|
| Gestion Stock | Logiciel WMS/inventaire, douchette code-barres, étiqueteuse palette, registre FIFO papier backup |
| Préparation Commandes | Transpalette électrique/manuel, film étirable, cerceuses, balance vérification poids, imprimante BL |
| Transport | Abonnement TMS/négociation fret, assurance transport marchandises, GPS suivi livraisons, EPI manutention |
Rémunération : Salaire cadre logistique + prime taux service client (>98%) + prime optimisation coûts transport.
Phase I — Distribution & Livraison Client
1. Gérer l’entreposage des produits finis＋
Objectif : préserver la qualité de l’huile conditionnée en attendant expédition, tout en assurant une rotation stricte des lots pour éviter toute obsolescence.
Étape 1 — Conditions environnementales
- Maintenir zone stockage sec (<60% HR) et tempéré (15-20°C constant)
- Garantir obscurité totale : volets fermés, LED spectre neutre si éclairage nécessaire
- Surveiller température/hygrométrie 2x/jour avec relevés tracés
Étape 2 — Organisation physique FIFO
- Identifier clairement chaque emplacement/rack avec numéro lot + date conditionnement
- Appliquer règle stricte : premier entré = premier sorti (étiquetage couleur/date visible)
- Bloquer physiquement accès aux lots anciens tant que stocks récents non écoulés
Étape 3 — Intégrité physique stock
- Vérifier régulièrement état cartons/bouteilles : pas d’écrasement, fuite, humidité
- Isoler immédiatement tout produit endommagé (zone quarantaine étiquetée rouge)
- Protéger palettes stockées contre chocs chariots (barrières protection racks)
Suivi & guidage (pour le propriétaire)
Une huile stockée dans de mauvaises conditions perd sa valeur premium en quelques semaines. Le FIFO n’est pas optionnel : c’est une obligation légale et commerciale. Faites des audits surprise FIFO mensuels : prenez un lot au hasard et vérifiez qu’il sort bien avant les plus récents.
Indicateurs de réussite
- Zéro produit périmé/obsolète en stock
- Température/hygrométrie dans plages cibles 99% du temps
- Audit FIFO conforme 100% des contrôles
2. Traiter les commandes clients＋
Objectif : transformer un bon de commande en colis/palette prêt à expédier, sans erreur de produit, quantité ou destinataire, dans le délai promis.
Étape 1 — Réception et validation commande
- Vérifier disponibilité stock vs quantité commandée (alerter commercial si rupture)
- Confirmer adresse livraison complète et coordonnées contact réceptionnaire
- Valider conditions particulières (palettisation spécifique, étiquetage client, horaire livraison imposé)
Étape 2 — Préparation physique (Picking/Packing)
- Prélever produits selon FIFO strict en scannant/validant code-barres lot
- Contrôler visuellement intégrité bouteilles/cartons avant mise en carton/palette
- Emballer avec calage adapté (séparateurs, film bulle) pour éviter casse transport
Étape 3 — Édition documents et vérification finale
- Éditer bon de livraison avec numéro lot, DLC, quantités exactes, référence commande client
- Peser colis/palette et comparer au poids théorique (détection erreur comptage automatique)
- Apposer étiquette transport lisible et complète (adresse, fragile, sens haut)
Suivi & guidage (pour le propriétaire)
Une erreur de commande coûte 3x le prix du produit (retour + renvoi + image dégradée). Implémentez double contrôle systématique : un prépare, un autre vérifie. La pesée finale est votre filet de sécurité anti-erreur comptage.
Indicateurs de réussite
- Taux erreur préparation < 0.5%
- Délai traitement commande < 24h ouvrées
- 100% BL conformes et signés à réception
3. Coordonner les expéditions＋
Objectif : sélectionner le meilleur transporteur au meilleur prix pour chaque envoi, suivre la marchandise jusqu’à livraison confirmée, et gérer proactivement les aléas.
Étape 1 — Sélection et négociation transporteur
- Comparer devis transporteurs selon destination, poids, délai, assurance incluse
- Négocier tarifs annuels cadre avec 2-3 transporteurs fiables (volume garanti = meilleur prix)
- Vérifier références transporteur sur livraisons produits fragiles/alimentaires
Étape 2 — Suivi et traçabilité envoi
- Transmettre numéro tracking au client dès enlèvement marchandise
- Surveiller statut livraison quotidiennement jusqu’à confirmation签收
- Anticiper retards potentiels (grèves, météo, douane) et informer client proactivement
Étape 3 — Gestion litiges et amélioration
- Ouvrir réclamation transporteur sous 24h en cas de casse/perte/retard injustifié
- Analyser causes racines litiges récurrents (emballages inadaptés ? transporteur peu soigneux ?)
- Renégocier ou changer transporteur si taux incident > seuil acceptable
Suivi & guidage (pour le propriétaire)
Le transporteur est l’ambassadeur de votre marque chez le client. Un carton écrasé = huile perçue comme bas de gamme. Ne choisissez jamais uniquement sur le prix le plus bas : la fiabilité vaut 10% de surcoût. Exigez rapport mensuel performance transporteurs (délai moyen, taux incident, coût/litre).
Indicateurs de réussite
- Taux livraison intacte > 99%
- Délai moyen livraison ≤ engagement client
- Coût transport/litre en baisse ou stable malgré inflation
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