Fiche de poste opérationnelle · Outil de gestion
Responsable Export / Chargé d’Affaires International
Document interactif pour le propriétaire : développer les marchés internationaux, sécuriser la documentation douanière et fidéliser la clientèle B2B étrangère.
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Mission générale de la fonction
Le Responsable Export est le pont entre l’huilerie et le monde. Il ne se contente pas de vendre : il construit des partenariats durables, navigue dans la complexité réglementaire internationale et protège la marque à l’étranger. Son travail transforme une production locale en business global rentable.
Formation recommandée
- Bac+5 Commerce International / Négociation Internationale
- Maîtrise Incoterms 2020, réglementations douanières UE/hors-UE
- Connaissance secteur agroalimentaire premium / huile d’olive
Expérience requise
- 5 ans minimum en export agroalimentaire ou produits gourmet
- Réseau importateurs/distributeurs établi (Europe, USA, Asie…)
- Expérience salons internationaux (Biofach, Anuga, Fancy Food…)
Compétences techniques
- Négociation contrats internationaux multilingues
- Gestion complète dossier export (facture proforma, EUR1, phytosanitaire…)
- Analyse marchés cibles et veille concurrentielle internationale
Compétences humaines
- Aisance relationnelle interculturelle et diplomatie
- Autonomie et résistance au stress (fuseaux horaires, urgences)
- Vision stratégique long terme vs résultats court terme
Budget — outils de travail
| Catégorie | Éléments |
|---|---|
| Développement Commercial | Budget salons internationaux, échantillons produit, voyages prospection, site web multilingue SEO |
| Outils Professionnels | CRM international, abonnement bases données douanes/importateurs, traduction professionnelle assermentée |
| Logistique/Admin | Compte transporteur international, assurance-crédit export, logiciel édition documents douaniers |
Rémunération : Fixe cadre + commission % CA export + prime objectifs nouveaux marchés. Budget déplacement/salon dédié indispensable.
Phase G — Développement International
1. Développer la stratégie commerciale＋
Objectif : identifier et conquérir méthodiquement les marchés étrangers les plus porteurs pour l’huile d’olive premium, en construisant un réseau de distribution fiable.
Étape 1 — Identification marchés cibles
- Analyser données importation huile d’olive par pays (volume, valeur, tendances croissance)
- Évaluer compatibilité produit avec préférences locales (goût, packaging, prix, certifications Bio/IGP)
- Prioriser 2-3 marchés prioritaires/an selon potentiel ROI et barrières entrée (réglementation, concurrence)
Étape 2 — Prospection et salons
- Sélectionner salons stratégiques (Biofach Allemagne, Fancy Food Show USA, SIAL Paris…)
- Préparer stand professionnel : échantillons, fiches techniques multilingues, tarifs export clairs
- Qualifier leads salon : distinguer vrais distributeurs sérieux de simples curieux
Étape 3 — Négociation et contractualisation
- Négocier termes commerciaux : prix FOB/CIF, MOQ (quantité min commande), délais paiement, exclusivité territoriale
- Rédiger contrat distribution international conforme droit applicable et juridiction compétente
- Valider accord avec direction avant signature (marge, capacité production, risques)
Suivi & guidage (pour le propriétaire)
L’export ne s’improvise pas. Exigez un plan annuel écrit avec objectifs chiffrés par marché. Un salon coûte 10-20k€ : vérifiez le ROI post-événement. Méfiez-vous des « gros volumes » sans acompte : privilégiez partenaires solvables même petits.
Indicateurs de réussite
- Nouveaux distributeurs actifs signés/an ≥ objectif
- CA export croissant trimestre après trimestre
- Taux transformation leads salon > 15%
2. Gérer la documentation export＋
Objectif : produire une documentation export irréprochable garantissant le dédouanement fluide, le paiement sécurisé et la conformité réglementaire du produit à destination.
Étape 1 — Documents commerciaux et logistiques
- Émettre facture commerciale conforme Incoterm négocié (mentions obligatoires pays destination)
- Préparer packing list détaillée (nb cartons, poids brut/net, dimensions palette)
- Organiser transport international : booking container, connaissement (BL/AWB), assurance cargo
Étape 2 — Certificats et autorisations sanitaires
- Obtenir certificat d’origine (EUR1 pour UE, Chamber of Commerce hors UE)
- Faire établir certificat sanitaire/phytosanitaire par autorités compétentes si requis pays destination
- Vérifier exigences étiquetage spécifiques pays (langue, mentions allergènes, nutritionnelles)
Étape 3 — Conformité et archivage
- Contrôler cohérence cross-documents : mêmes numéros lot, poids, descriptions partout
- Transmettre copies docs au client/transitaire avant départ marchandise
- Archiver dossier export complet 5 ans minimum (obligation légale + preuve litige)
Suivi & guidage (pour le propriétaire)
Une erreur documentaire = marchandise bloquée en douane = pénalités stockage + client furieux. Faites relire chaque dossier export par un transitaire expérimenté avant envoi. L’étiquetage wrong = rappel produit coûteux. Investissez dans un check-list validation pre-shipment.
Indicateurs de réussite
- Zéro blocage douane dû à erreur documentation
- Délai émission docs < 48h après confirmation commande
- Conformité étiquetage validée par client avant expédition
3. Fidéliser la clientèle B2B＋
Objectif : transformer un premier achat test en partenariat pérenne générant des commandes régulières et croissantes, tout en gérant proactivement les aléas inévitables du commerce international.
Étape 1 — Suivi commandes et livraison
- Notifier client à chaque étape : production, expédition, arrivée port, dédouanement
- Anticiper retards potentiels (grèves ports, météo, rupture stock) et proposer solutions alternatives
- Confirmer réception marchandise et satisfaction initiale sous 7 jours livraison
Étape 2 — Gestion réclamations et SAV
- Répondre à toute réclamation sous 24h ouvrées (même accusé réception provisoire)
- Investiguer cause racine : transport, production, stockage client ? Photos/preuves exigées
- Proposer résolution équitable rapidement : avoir, remplacement, remise prochaine commande
Étape 3 — Développement compte et nouvelles offres
- Planifier appels/videoconférences trimestrielles avec clients clés (pas seulement email)
- Proposer nouveautés saisonnières, éditions limitées, formats adaptés marché local
- Partager insights marché/tendances consommateurs pour aider client à mieux vendre votre produit
Suivi & guidage (pour le propriétaire)
Un client export fidèle vaut 10 prospects froids. Mesurez le taux rétention clients et le CA repeat. Une réclamation bien gérée crée plus de loyauté qu’une vente sans problème. Ne laissez jamais un client sans nouvelle pendant 6 mois : il oubliera votre existence.
Indicateurs de réussite
- Taux rétention clients export > 80%/an
- CA repeat client croissant année après année
- Délai résolution réclamation < 5 jours ouvrés
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